PERENCANAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perencanaan adalah fungsi dasar manajemen, karena pengorganisasian, pembagian, pengarahan, dan pengawasan pun harus terlebih dahulu melalui proses perencanaan. Perencanaan adalah proses kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.  Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Salah satu alasan utama menempatkan perencanaan sebagai fungsi organik manajerial yang pertama ialah karena perencanaan adalah langkah konkret yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan. Artinya, perencanaan merupakan usaha konkretisasi langkah-langkah yang harus ditempuh yang dasar-dasarnya telah diletakkan dalam strategi organisasi.

Semua jenjang manajemen membutuhkan adanya perencanaan dan semakin tinggi jenjang manajemen yang dimaksud, semakin besar pada jenjang yang lebih tinggi, dimana perencanaan mempunyai dampak potensial yang paling besar pada keberhasilan organisasi.

B.     Rumusan Masalah

1. Apa definisi perencanaan menurut para ahli?
2. Apa saja asas-asas perencanaan itu?
3. Apa ciri-ciri rencana yang baik?
4. Apa saja jenis-jenis perencanaan itu?
5. Apa saja sifat-sifat perencanaan itu?
6. Bagaimana langkah-langkah dalam pembuatan perencanaan itu?
7. Bagaimana cara mengatasi hambatan pengembangan perencanaan yang efektif?

C.     Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui definisi perencanaan menurut para ahli.
2. Untuk mengetahui asas-asas perencanaan.
3. Untuk mengetahui ciri-ciri rencana yang baik.
4. Untuk mengetahui jenis-jenis perencanaan.
5. Untuk mengetahui sifat-sifat perencanaan.
6. Untuk mengetahui langkah-langkah pembuatan perencanaan.
7. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan pengembangan perencanaan yang efektif.

BAB II

PERENCANAAN (PLANNING)

A.    Definisi Perencanaan Menurut Para Ahli

1.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif yang ada.

2.      G. R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3.      Louis A. Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4.      Billy E. Goetz

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih saran, kebijakan, prosedur, dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

5.      Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur, yaitu: tujuan dan pedoman.

B.     Asas-Asas Perencanaan

1. Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanannya dapat mencapai dengan biaya sekecil-kecilnya.

3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, organizing, staffing, directing, dan controlling.

Seseorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam mwnjalankan kebijaksanaan.

4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana itu.

5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)

Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja, dan program-program kerja tersusun.

7. Principle of timing (asas waktu)

Adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8. Principle of planning communication (prinsip tata hubungan perencanaan)

Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang dilaksanakannya.

9. Principle of alternative (asas alternatif)

Altenatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11. The commitment principle

Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterkaitan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas)

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah)

Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanannya untuk mempertahankan tujuan.

14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis)

Dalam kondisi terteentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

C.     Ciri-Ciri Rencana yang Baik

Rencana dapat dikatakan baik apabila memenuhi sepuluh ciri yang akan dibahas berikut ini.

1.      Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Artinya bahwa penyusunan suatu rencana tidak boleh dipandang sebagai suatu tujuan, melainkan sebagai cara yang sifatnya sistematik untuk mencapai tujuan.

2.      Rencana sungguh-sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai.

3.      Pemenuhan persyaratan keahlian teknis. Penyusunan suatu rencana untuk kemudian disahkan oleh manajer seyogianya diserahkan kepada orang yang betul-betul memenuhi persyaratan keahlian teknis menyusun rencana.

4.      Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat. Artinya, penjabaran rencana harus menyangkut semua segi kehidupan organisasi.

5.      Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan.

6.      Kesederhanaan. Idealnya sebuah rencana harus sederhana sehingga dapat dipahami oleh orang lain, terutama para pelaksana dan memperoleh pengertian yang sama dengan yang dimaksudkan oleh para perencana.

7.      Fleksibilitas. Berarti sebuah rencana itu memperhitungkan apa yang mungkin dilaksanakan, tergantung pada keadaan nyata yang dihadapi.

8.      Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko.

9.      Rencana yang pragmatik. Yaitu suatu rencana yang mempunyai sebuah idealisme yang baik dengan dipadukan dengan faktor-faktor eksternal lainnya.

10.  Rencana sebagai instrumen peramalan dimasa depan.

D.    Jenis-Jenis Perencanaan

1.      Jenis perencanaan menurut penggunaanya:

a.       Single use planning, yaitu perencanaan untuk sekali pakai. Jika pelaksanaanya telah selesai, perencanaan tersebut tidak akan digunakan kembali.

b.      Repeats planning, yaitu perencanaan yang dipergunakan untuk keperluan yang berulang-ulang.

2.      Jenis perencanaan menurut prosesnya:

a.       Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu  perencanaan yang berisi kebiksanaannya saja tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya secara sistematis.

b.      Program planning, yaitu perencanaan yang merupakan penjelasan dan princian dari policy planning. Program planning dibuat oleh badan-badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan policy planning.

3.      Jenis perencanan menurut jangka waktunya:

a.       Long range planning (LRP), yaitu suatu perencanaan jangka panjang yang membutuhkan waktu yang agak lama dalam pelaksanannnya.

b.      Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu perencanaan yang dalam pelaksanaanya membutuhkan waktu yang lama. Biasanya dalam jangka waktu lima tahun.

c.       Short range planning (SRP) atau perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak karena dianggap penting dan waktu yang tersedia sangat sempit. Biasanya, pelaksanaannnya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.

4.      Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanannya.

a.       Rural planning, yaitu perencanaan pedesaan.

b.      City planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota.

c.       Regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota.

d.      National planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional yang mencakup segenap wilayah negara.

5.      Jenis perencanaan menurut materinya:

a.       Personal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian

b.      Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah keuangan ataupun permodalan.

c.       Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industri yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.

d.      Educational planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan.

E.     Sifat-Sifat Perencanaan

Perencanaan harus bersifat seperti berikut:

1.      Faktual, yaitu suatu perencanaan harus didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara iilmiah.

2.      Rasional, dimana sebuah perencanaan itu harus masuk akal dan bukan merupakan angan-angan.

3.      Fleksibel, yakni perencanaan itu tidak boleh kaku. Tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaanyang statis.

4.      Berkesinambungan, dimana sebuah perencanaan dibuat secara kontinu. Artinya, sebuah perencanaan berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutisme ruang dan waktu.

5.      Dialektis, dimana sebuah perencanaan itu harus memikirkan penungkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan dimasa yang akan datang.

F.      Langkah Pembuatan Perencanaan

Ada empat langkah perencanaan yang dapat disesuaikan dengan semua aktivitas perencanaan pada seluruh tingkat organisasi.

Langkah 1: Tetapkan sasaran atau perangkat tujuan. Perencanaan diawali dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau sub-unit. Penentuan ptioritas dan tujuan secara tegas memungkinkan organisasi dapat memusatkan sumber daya secara lebih efektif.

Langkah 2: Tentukan situasi sekarang. Saat seorang manajer telah menganalisis keadaan terakhir, rencana dapat disusun untuk membuat peta kemajuan selanjutnya. Jalur komunikasi yang terbuka didalam organisasi dan antar sub-unitnya akan memberikan informasi -terutama data keuangan dan data statistik-  yang diperlukan untuk langkah selanjutnya.

Langkah 3: Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan. Mengantisipasi situasi, masalah, dan peluang di masa yang akan datang adalah bagian penting dari perencanaan.

Langkah 4: Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan. Langkah akhir dalam proses perencanaan adalah pengembangan berbagai alternatif cara bertindak untuk mencapai tujuan yang diinginkan, mengevaluasi alternatif-alternatif tersebut dan memilih alternatif yang paling sesuai untuk mencapai tujuan. Ini merupakan suatu langkah untuk mengambil keputusan mengenai tindakan di masa depan dan paling relevan dengan pedoman pengambilan keputusan yang efektif.

Keempat langkah terakhir ini tidak diperlukan, jika manajer, telah menelaah kecenderungan yang terakhir yakni memperkirakan bahwa rencana yang sedang dilaksanakan telah menjamin tercapainya tujuan organisasi. Dalam keadaan seperti ini, biasanya manajer telah memperhatikan (mengendalikan) dengan cermat kemajuan yang telah lama.

G.    Mengatasi Hambatan terhadap Pengembangan Perencanaan yang Efektif

Ada dua hambatan utama terhadap pengembangan rencana. Pertama, yaitu penolakan internal perencana terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana pencapaiannya. Dan yang kedua adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana karena perubahan yang ditimbulkannya.

1.      Penolakan untuk menetapkan tujuan

Karena penetapan tujuan adalah langkah awal yang penting dalam perencanaan, manajer yang tidak akan mampu membuat rencana yang efektif. Ada sejumlah alasan kenapa manajer ragu untuk menetapkan tujuan organisasi.

a. Keengganan untuk melepaskan tujuan alternatif

b. Ketakutan untuk menghadapi kegagalan.

c. Kurangnya pengetahuan tentang organisasi.

d. Kurangnya pengetahuan tentang lingkungan.

e. Kurangnya rasa percaya diri.

2.  Penolakan terhadap perubahan

Ada tiga alasan utama mengapa anggota organisai menolak perubahan, yaitu sebagai berikut.

a. Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan.

b. Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.

c. Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Mengatasi Kendala

Adapun cara untuk mengatasi berbagai kendala dalam perencanaan bisa dilakukan dengan menciptakan sistem organisasi yang mempermudah penetapan tujuan dan bukan menghambatnya. Membantu individu untuk menetapkan tujuannya. Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai macam cara. Misalnya, manajer dapat membantu para peserta untuk menggalang hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai bagian, divisi, dan lokasi. Hal ini dapat mempertinggi kepercayaan pada orang lain dan pada diri mereka sendiri.

Ketakutan untuk menghadapi kegagalan dan keengganan untuk melepaskan rencana alternatif akan berkurang apabila perusahaan menganut sistem perencanaan yang efektif dan dikomunikasikan dengan baik pula. Ketakutan menghadapi kegagalan dan kurangnya rasa percaya diri juga akan berkurang bila tujuan yang realistik berikut cara-cara pencampaiannya dilakukan secara terbuka.

Manajer memiliki sejumlah cara untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap perubahan yang direncanakan, seperti misalnya:

a.       Melibatkan karyawan dan kelompok yang terkait dalam proses perencanaan.

b.      Memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawann mengenai rencana dan kemungkinan akibat yang bisa terjadi.

c.       Mengembangkan suatu pola perencanaan dan pelaksanaan yang efektif.

d.      Menyadari dampak perubahan dari para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

BAB III

KESIMPULAN

            Perencanaan adalah sebuah proses penentuan kebijakan, pedoman, maupun  program untuk mencapai suatu tujuan dimasa yang akan datang. Ada empat belas prinsip dalam sebuah perencanaan, yakni 1)Principle of contribution to objective,  2)Principle of efficiency of planning, 3)Asas pengutamaan perencanaan, 4)Asas pemerataan perencanaan, 5)Asas patokan perencanaan, 6)Asas kebijaksanaan pola kerja, 7)Asas waktu, 8)Prinsip tata hubungan perencanaan, 9)Asas alternatif, 10)Asas pembatasan faktor, 11)The commitment principle, 12)Asas fleksibilitas, 13)Asas ketetapan arah, dan 14)Asas perencanaan strategis.

Dan perencanaan yang baik mengandung sepuluh ciri, yakni : 1)Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, 2)Rencana sungguh-sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai, 3)Pemenuhan persyaratan keahlian teknis, 4)Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat, 5)Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan, 6)Kesederhanaan, 7) Fleksibilitas, 8)Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko, 9)Rencana yang pragmatik, dan 10)Rencana sebagai instrumen peramalan dimasa depan.

Jenis-jenis perencanaan dapat dibedakan berdasarkan penggunaan, proses, jangka waktu, wilayah pelaksanaan, dan menurut materinya. Sedangkan sifat-sifat perencanaan yaitu faktual, rasional, fleksibel, berkesinambungan, dan dialektis. Ada empat langkah dalam proses pembuatan perencanaan. Namun empat langkah itu tidak diperlukan apabila manajer telah menjamin tercapainya tujuan organisasi tersebut. 

Dan beberapa langkah untuk mengatasi penolakan terhadap sebuah perencanaan yakni dengan melibatkan karyawan dan kelompok yang terkait dalam proses perencanaan, memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawann mengenai rencana dan kemungkinan akibat yang bisa terjadi, mengembangkan suatu pola perencanaan dan pelaksanaan yang efektif, dan menyadari dampak perubahan dari para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

DAFTAR PUSTAKA

Stoner, James A.F. & Charles Wankel. 1993. Perencanaan & Pengambilan Keputusan dalam Manajemen. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Komarudin. 1990. Manajemen Berdasarkan Sasaran. Jakarta: Bumi Aksara.

Daft, Richard L. 2002. Manajemen Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga.

Athoillah, Anton. 2010. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Pustaka Setia.

Siagian, Sondang P. 2007. Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Hasibuan, Malayu S.P. 2009. MANAJEMEN: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: PT Bumi Aksara.